Az üzleti kommunikáció szakaszai

A kommunikáció az emberek közötti kölcsönhatás folyamata, amely magában foglalja az információk cseréjét, értékelését és megértését. Az üzleti kommunikáció során bizonyos szabályokat és szabályokat alkalmaznak, amelyek segítik a partnerek interakciójának kényelmesebbé tételét. Figyelembe véve az üzleti kommunikáció szükséges szakaszainak való megfelelés helyes sorrendjét, biztosítja a kívánt eredmény elérését mindkét partner számára.

Az üzleti kommunikáció egy többlépéses folyamat, amely magában foglalja a konkrét igényekhez kapcsolódó emberek közötti kapcsolatok létrehozását és továbbfejlesztését. Ez a folyamat fontos információk átadását, az interakció fogalmának kialakítását, a beszélgetőpartner észlelését és megértését foglalja magában.

Az üzleti kommunikáció számos funkcióval rendelkezik, amelyek ismerete segít megérteni az ilyen típusú interakciók lényegét:

• Hírnév érték. Az üzleti életben a vállalkozás arca jó hírnév, amely alapja a vállalat sikerének a jövőben. Ezért az üzleti kommunikáció célja annak megőrzése és védelme.
• Tisztaság és pontosság. A célok világos és világos meghatározása biztosítja a hatékony szakmai fejlődést, elősegíti a gyors önszerveződést és a felelősség kialakulását.
• Közös vállalkozás, mindkét fél számára nyereséges. Az üzleti interakcióban nem lehet csak az egyik oldal jólétét gondoskodni. A partnerek egysége és a kölcsönösen előnyös helyzet mindkét fél számára a siker és a nagyszerű eredmény.

Az üzleti kommunikáció eredménye attól függ, hogy a folyamat milyen gondosan szerveződik. Az üzleti kommunikáció szerkezete megkülönböztet bizonyos fokozatokat. A megérdemelt cél elérése segít az ilyen kommunikáció főbb pontjainak megismerésében és az egyes szakaszoknak megfelelő viselkedési normákban.

Ez a szakasz magában foglalja az ülés közvetlen szervezését. Az első szakaszban olyan tervet kell készíteni, amely konkrét kérdésekkel és számos megoldással rendelkezik a problémára. Meg kell vizsgálni a tárgyaló partner álláspontját, és ki kell választania a legkedvezőbb viszonyítási stratégiát; Javasoljuk a beszélgetés eredményének előrejelzését. Az előkészítő szakaszt a szervezeti pillanatok végzik: az ülés helyének és idejének kijelölése.

A beszélgetőpartner pszichológiai portréja, amely a szemedben fejlődik, bizonyos körülményektől, az ismerősök időtartamától, a más alkalmazottaktól kapott információktól függ. Vannak verbális és nem verbális viselkedési cselekmények, amelyek lehetővé teszik, hogy a beszélgetőpartner pszichológiai képe legyen:

• a beszéd módja (a beszéd tartalma, következetessége, időtartama, expresszivitása és sajátosságai);
• gesztusok és arckifejezések;
• konkrét cselekvések (egy személy mozgása és pozíciói, a beszélgetők közötti távolság, érintés);
• testmozgások (érintés, patting, simogatás).

A pszichológiai portré létrehozásakor fontos szerepet játszik a beszélgetőpartner megjelenésének tanulmányozása. Ezek a ruházati preferenciák, a tisztaság, a tisztaság és a megjelenés kifogásolhatatlansága, a divatirányzatok betartása, vagy azok figyelmen kívül hagyása, a más emberek által viselt ruhák másolása.

A munkavállaló pszichológiai portfóliójának meghatározása során a személyiségre kell összpontosítania:

• természet (érdekek, elvek, tervek, preferenciák);
• viselkedés (kompetencia, életkészség, szakmai tapasztalat);
• a személyiség szellemi oldala (a szellemi, kognitív és érzelmi szférák folyamatainak és tulajdonságainak egyedi jellemzői);
• szociális és pszichológiai szempontok (státusz, társadalmi szerep, életmód és a munka sajátosságai);
• biopszichikai tulajdonságok (temperamentum, a beszélgetés partnerének neme és életkora, egészségi állapot);
• kapcsolat kialakítása.

Az üzleti kommunikáció megteremtéséhez olyan légkört kell létrehozni, amely elősegíti a komoly beszélgetés folytatását, amely magában foglalja a partnerek jószándékának és érdeklődésének bemutatását. Ez hozzájárul a puha mosolyhoz, az udvarias üdvözléshez és a szünethez, így a másik személynek lehetősége van arra, hogy csatlakozzon a beszélgetéshez és közvetlenül részt vegyen benne.

A standard beszélgetés a következő cselekvések végrehajtásával kezdődik: a célok nyilvánosságra hozatala, a partnerek egyik oldalról történő teljesítése és a másik, a téma hangja, a beszélgető személy bemutatása, a kérdés kutatási sorrendjének bejelentése.

Ez a szakasz a megfelelő tárgyalási terv meghatározásához és a partner interakció iránti érdeklődés fokozásához szükséges. Ez az eljárás segíthet egy viccben, ami alkalmas lenne a helyre és az időre.

Meg kell határoznia azt is, hogy a felek milyen szerepet töltenek be az üzleti kommunikáció során. A folyamatot egy partner utánzása, testtartásának tükörképe, műanyag, hanghang, gesztusok gyorsítják. Néhány idő elteltével (5-10 perc) lehetőség van a feltételek bejelentésére. Egyenlő pozíciók szükségesek. Egy másik pozícióba költözhet, amit a nem verbális kommunikáció nyilvánul meg.

Ebben a szakaszban hangsúlyt kell fektetni a hasonlóságokra, nem pedig a különbségekre. Ennek köszönhetően a tárgyalások segítenek a kívánt eredmény elérésében. Felfoghatatlan különbségek esetén ajánlott egy semleges álláspontra lépni, amely nem jelenti a saját értékelését.

Ne feledje, hogy kényszerítő okokra van szükség. Ebben az esetben bizonyos szabályokat kell követnie:

• A gondolatok bemutatását egyszerű, érthető, pontos és meggyőző kifejezésekkel kell végezni.
• Helyénvaló lenne az érveket a partner személyazonosságához igazítani.
• Javasoljuk, hogy a bizonyítékokat világosan és egyértelműen bemutassa.
• A problémáról beszélve, szilárdnak kell lennie: nem adhatsz be, ha magabiztos vagy.
• A téziseket alátámasztó tartaléknak mindig egy súlyos bizonyítékot kell tartalmaznia (abban az esetben, ha a tárgyaló fél kétségbe vonja a döntést).
• Javasoljuk, hogy megbízható tényeket alkalmazzanak, amelyek segítenek a partner számára, hogy késedelem nélkül döntést hozzon.
• Ne add fel, amíg a partner végül meg nem erősíti a visszautasítást.
• Használd a legmeggyőzőbb érveket az Ön álláspontja mellett, próbálva kifejezni gondolatait oly módon, hogy teljes mértékben érdekeljenek a partnerrel.

Az interakció során mindig nehéz elkerülni a különböző megbeszéléseket. A fő feladat, amelyet egy ilyen helyzetben kell kezelni, a partner igazságának bizonyítása (a kétségek kiküszöbölésével, az ellenállás motívumainak meghatározásával, a védekező reakcióval, a taktikával kapcsolatos gondolatokkal). Ugyanakkor el kell kerülni a kategorikus ítéleteket, különben minden ellentétes hatásnak bizonyul.

Ha megértjük, a további kölcsönhatás nem okoz komoly nehézségeket. Ezt követően közös előnyre lesz szükség. A partner számára lehetőséget kell biztosítani a kezdeményezés meghozatalára.

Figyelemmel kell kísérni a kívánt cél elérésében való részvételét. Ha a saját döntése sokkal erősebb, mint a beszélgetőpartnernek, akkor alaposan meg kell fontolnia a javaslatát, és meg kell magyaráznia, hogy miért kell finomítani az ötletet, milyen alapon jövedelmezőbb más álláspont elfogadása.

A megfogalmazott kritériumokat le kell fordítani a végleges változatba. Ezt követően megállapodásra kell lépnie. Ajánlatos részletesebben leírni az egyes felek által vállalt kötelezettségeket. Amint a döntés meghozatalára kerül sor, a partner által kifejezett köszönet megfelelő lesz.

Az üzleti kommunikáció végső szakasza nagyon fontos szerepet tölt be, ezért ugyanolyan figyelmet kell fordítani, mint az összes korábbi. A végső vélemény hatással van a beszélgetőpartner általános képére és a jelenleg támogatott és tervezett partnerségekre. Tovább kell mutatnia jóindulatú, tisztelettel és tapintattal.

Az üzleti kommunikáció előnyös és jó eredményeket fog nyújtani, ha használják következő szabályok és ajánlások:

• Az italokat (teát, kávét) a tulajdonos belátása szerint vagy elhúzódó tárgyalások során kínálják.
• Az üzleti tárgyalások során nem tud hívásokat kezdeményezni. Most jobb, ha kikapcsolja a telefont. Szükséges a partner tiszteletben tartása és az üzleti interakció általános eljárása.
• A tárgyaláskor tilos a szobát hagyni. Kivételes eset az orvosi ellátás szükségessége.
• Üdvözöljük a munka megjegyzéseit, mivel ez hangsúlyozza a partner iránti érdeklődést és figyelmet.
• A jó ízlés jele - ne kérdezzenek meg a partner üzleti titkait. Ez segít elkerülni a zavart és a kényelmetlen helyzetet.

A fontos üzleti kommunikációs készségekről lásd a következő videót.