Üzleti etikett

A szolgáltatás-levelezés egy nagyon különleges műfaj, amelyet akkor kell elsajátítanod, ha meg akarsz mászni a karrier-létrán. A jó üzleti írási készségek hűségesen szolgálnak majd Önöknek: segítenek az alárendeltekkel, a vezetőkkel és a partnerekkel való kommunikációban, hangsúlyozzák az oktatást és a kilátásokat. A kommunikációs stílust meg kell akadályozni, összpontosítani, az adott témától való eltérés nélkül.

Bármilyen kommunikáció: mind a személyes, mind az írott kommunikáció az emberekkel az információcsere érdekében, benyomást kelt, megállapodás. Semmi ember nem idegen számunkra, néha szabad érzést adunk az érzelmeknek, de az üzleti szférában nincs helye az érzéseink, jellemvonásaink és temperamentumunk gyors megnyilvánulásának.

Az üzleti kommunikáció egyik fontos jellemzője, hogy a mondat közepén nem lehet megszakítani. Minden kapott levélre válaszolnia kell, még akkor is, ha nem akarja. Ha hívást kapott, és nem volt ideje felvenni a telefont, vissza kell hívnia. Természetesen néhány emberrel való kommunikáció kellemetlen. Ezért a menedzser kötelező tulajdonságainak listája a stressztűrést jelenti.

Az üzleti megbeszélés, a telefonon vagy az üzleti levelezés e-mailben történő megvitatása minden bizonnyal valamilyen célt szolgál. Ennek eredményeként a feleknek következtetéseket kell levonniuk, megvitatniuk a projektet, megállapodniuk kell a stratégiai partnerségről és így tovább.

Írásban, talán több korlátozás és egyezmény van, mint a szóbeli. Közvetlen kommunikáció a partnerrel, személyesen, egy adott tényre összpontosíthatunk az intonációra, tisztázhatunk valamit, ha a beszélgetőpartner nem értett minket. Ha beszédhiba történik, azonnal javíthatjuk. A hivatalos levélben azonban nagyon világosnak és pontosnak kell lennünk, hogy a szavak ne mutassanak kettős értelmezést.

Régebben azt mondták: „A papír mindent elviselhet”, ami azt jelenti, hogy még megbízhatatlan tényeket is írhatsz. Véleményünk szerint Az üzleti levelezést olyan őszintén kell folytatnia, amennyire csak lehetséges. By the way, most papírpapírok egyre kevésbé. Alapvetően szállított szerződések és egyéb dokumentumok. Ebben az esetben a fejlécet a szervezet magas státuszának bizonyítékaként használják.

Napjainkban a legtöbb esetben az üzleti levelezés a virtuális térben zajlik, és saját sajátosságai vannak. Amikor egy párbeszéd csak elkezdődik, szokás, hogy üdvözöljünk az etikettről, például: „Helló, kedves Oleg Sergeevich! ”. A munkanapon az ezt követő címben pedig az üdvözlés csökkenthető.

Az írásbeli kommunikáció, beleértve az e-mailt is, a nyelvi szabványoknak és a kifogástalan írástudásnak való megfeleléshez szükséges. Végül is, a levelezés megkezdődik a képzett beszélgetőpartnerek előtt. Ezért azt tanácsoljuk, hogy speciális szolgáltatások segítségével ellenőrizze, ha nem vagy teljesen biztos a saját tudásában.

Az elektronikus kommunikáció etikájához szükséges általános szabályokat soroljuk fel. Elég egyszerűek, de sokan sajnos elhanyagolják őket:

• minden egyes mondat kezdetét nagybetűvel írják;
• a kifejezés végén egy pont kerül, hogy az olvasás jelentése egyértelmű legyen;
• hasznos a felsorolt ​​vagy számozott lista használata a probléma rendezésére és a megoldások javaslására;
• az egyértelműség kedvéért célszerű táblázatokat, grafikonokat, diagramokat használni;
• Ne próbálj meg kifejezetten intelligens, képzett beszélgetőpartnert megjeleníteni, ne bonyolítsd le az egyszerű gondolatokat túlzott részvételi és pártatlan fordulatokkal;
• minél egyszerűbb kifejezni gondolatait, annál jobb;
• Bár a mindennapi beszédben a kultúra megköveteli a zsargont, az üzleti környezetben a szakmai zsargont és az angol nyelvű hitelfelvételt jó formának tekintik (de nem túlzás!).

A következő típusú üzeneteket különböztetjük meg:

• promóciós ajánlatok;
• köszönöm;
• támogatása;
• garancia;
• emlékeztetők;
• megelőzés;
• együttműködési ajánlatok.

Az általános szabályok mellett fontos megismerni az üzleti írás néhány részletét. Bemutatjuk a legtöbb esetben megfelelő szabályokat.

Az e-mail elejét fejlécnek nevezik. Ez a szervezet logója. Mindig hasznos, ha van egy sablont a logóval (azaz a számítógép asztalán).

Ellentétben az offline kommunikációval, a modern szabályok nem kötelezik a címzettet üdvözölni, és azonnal, névvel és védőszentjével hívhatja meg az ügy lényegét. Sokan azonban az üzenet elején írnak: „Jó reggelt! "" Hello! "" Jó estét! "Vagy" Üdvözlet ". És nincs semmi eltérés a normától.

A levél fő részének követelményei azt sugallják, hogy ez a levelezés jelentése. A szövegnek a bekezdésekbe való megosztása jó formának tekinthető, amely figyelemreméltó hozzáállást jelez a partnerrel szemben. Minden egyes bekezdésben a téma egy vagy másik aspektusát nevezzük el és teszik közzé. A probléma azonosításán túl szokásos módja annak, hogy megoldja a megoldást. Tehát egy üzleti ötlet miniatűrben való közzététele.

Az üzenet utolsó részében mind a formális, mind a személyesebb érzések kifejezhetők. A „Üdvözlettel…”, „Üdvözlettel ...” (angolul „Üdvözlettel”), vagy érzelmesebb kívánság „A szép nap! ”.

Személyes aláírásban meg kell adni a vezetéknevet és a keresztnevet (és néhány körben is a középső nevet). A telefonszámokat is elérheti: mobil és irodai város. A közelmúltban a cég logóval ellátott elektronikus aláírása divatos.

További információ a szervezet elektronikus portáljához, és a jövőben növelheti a webhely forgalmát.

Az irodai munkatársak többsége nagyon széles levéltárral rendelkezik egy elektronikus postafiókban. Annak érdekében, hogy az interjúkészítő ne legyen zavaró egy hosszú levelezésben, ajánlott levelet küldeni válasz formájában. Ha rákattint a megfelelő lemezre a téma sor elején, megjelenik a "Re ..." angol rövidítés. Ez nagyon kényelmes, mert a címzett azonnal emlékszik a levelezés folyamatára.

Megmentheti a virtuális kommunikáció teljes történetét a partnerrel, és csak a legutóbbi vagy legfontosabb idézeteket hagyhatja el. A modern üzleti etikett meglehetősen gyors választ igényel a betűkre. Végtére is, a működő számítógép mögött napunk jelentős részét töltjük. Ezenkívül az e-maileket mobileszközökről is ellenőrizheti.

Ha az üzenet különös jelentőségű és sürgős, akkor írhatunk sms-t, vagy hívhatunk, hogy emlékeztessük Önt a levélre.

A kreatív közösségben a bélyegek használatát nem fogadják el, sőt, nevetséges és elítélt. Az üzleti levelezésben azonban a bélyegzők a szokásos helyzeteket tükrözik.

Hasznos, ha a virtuális piggy bankot stabil kifejezésekkel és kifejezésekkel látja el. Végül is ezekre a klisékre épül a strukturált kommunikáció, az irodai munka és a formális kérdések megoldása. Például az együttérzés a forgalomban "Sajnos kénytelenek vagyunk tájékoztatni ...". A felértékelődés érzése tükröződik ebben a feladatformátumban: „Köszönöm a felbecsülhetetlen értékű hozzájárulást…”. És végül, öröm: "Büszkék vagyunk arra, hogy tájékoztatjuk Önt, hogy ...". Az utolsó mondat: „A további gyümölcsöző együttműködésre számítunk” reményt fejez ki további üzleti kapcsolatokra.

Tehát beszéltünk az üzleti levelezés etikettéről. Ezek a szabályok szükségesek ahhoz, hogy a kommunikáció a lehető legkényelmesebb és gyümölcsözőbb legyen. Használd őket, és látni fogod, hogy a szolgálatodban a dolgok zökkenőmentesen mentek!

Az üzleti levelezés szabályairól, beleértve az e-mailt is, további információt a következő videóban talál.