Üzleti beszélgetés: szabályok, fajták és szakaszok

Az üzleti kapcsolatok eredményei gyakran függnek a személyes tárgyalásoktól és párbeszédektől. A személyes beszélgetések során írásban vagy telefonon végzett üzleti kapcsolatokat fejlesztettek ki. Az interjú résztvevői a kommunikációs eszközök sokféleségét használják: nemcsak a beszédet, hanem a gesztusokat, az arc-kifejezéseket és a személyes befolyást is használják.

Az üzleti beszélgetés általában két partner beszélgetése, ezért figyelembe kell venniük az ellenfél személyes sajátosságait, motívumait, beszédjellemzőit, és alkalmazni kell az etikettet. Az interperszonális kommunikáció többféle befolyásolási módszert is magában foglal a beszélgetőpartnerre.

Az üzleti beszélgetés, amely sajátos témával rendelkezik és személyre szabott, gyakran ugyanazon szervezeten belül történik az alkalmazottak között. A beszélgetés célja az, hogy egy kommunikációs résztvevő arra törekszik, hogy szavakat használjon a másik vagy egy teljes munkavállalói csoport befolyásolására, hogy ösztönözze a tevékenységeket, a meglévő munkakörnyezet változásait vagy a kapcsolatokat, és javítsa azok minőségét.

Az üzleti beszélgetés másik célja, hogy a vezetés következtetéseket és döntéseket hozzon létre a munkavállalók véleménye és érvelése alapján.

Az üzleti beszélgetések előnye más típusú beszédkommunikációval szemben:

• a válaszadók másolataira adott válasz gyorsaságában, segítve a kívánt eredmény elérését;
• az adminisztrátor tudatosságának növelése az interjú során hallott nézetek, ítéletek, gondolatok, érvek és szkeptikus kijelentések figyelembevételével, ellenőrzésével és figyelemmel kísérésével;
• a vizsgált téma kutatási módszereinek rugalmas racionális kombinációjának célszerűségében, ami a probléma megoldásának és valamennyi fél igényeinek a következménye.

Az üzleti beszélgetés bizonyos funkciók végrehajtására összpontosít:

• új irányok keresése;
• ígéretes projektek elindítása;
• adatcsere;
• a kezdeményezett tevékenységek szabályozása;
• egy vállalkozás munkavállalói közötti kölcsönös kommunikáció;
• az üzleti kapcsolatok ösztönzése az intézmények, vállalatok, iparágak között.

Az üzleti beszélgetések és találkozók eredményeit nemcsak az arra való felkészültség határozza meg, hanem maga a beszélgetés építése is meghatározza. A vitathatatlan hibák elkerülése lehetővé teszi az interjúk lefolytatásának módszereit és azok elvének betartását. Mindig legyen egy jó hírű légkör - a kemény kijelentések elfogadhatatlanok.

A racionalitás elve magában foglalja a viselkedés visszafogását, különösen az olyan érzelmi viszonyokat mutató partner esetében. Az érzelmek ellenőrzésének hiánya általában negatívan befolyásolja a döntést. A legjobb ilyen megoldás nem hívható.

A megértés elve szükséges ahhoz, hogy a partnerek találhassanak kapcsolattartókat a párbeszédben és elérjék a kívánt hatást.

A beszélgetés folytatásakor a beszélgetés figyelmének koncentrációja még disszipatív tényezők hiányában is ingadozik. Figyelembe véve és észrevéve az ilyen árnyalatokat, ebben az időben szükség van arra, hogy ismét felhívja a figyelmet magára, és folytassa a megszakított kapcsolatot.

A megbízhatóság elve megköveteli, hogy fenntartsák a beszélgetőpartner tájékoztatásának hitelességét - még akkor is, ha hamis információkat ad. A párbeszéd kedvez, és lehetővé teszi a kívánt célok elérését.

Fontos pszichológiai elv az, hogy megkülönböztetjük a beszélgetés tárgyát a partnerrel. Az ellenfél szubjektív hozzáállása befolyásolhatja a mutatók értékelésének objektivitását. A konstruktív beszélgetés a rendezvények szemléletmódosítása és a tapasztalatok alapján történik.

Az üzleti beszélgetések végrehajtására vonatkozó ilyen általános elvek konkretizálása azok végrehajtási szabályai, amelyek hozzájárulnak a tárgyalások biztonságához és hatékonyságához.

A kettős érdeklődés szabálya, hogy minden beszélgetésnek kettős érdeke van: nemcsak a beszélgetés témájának lényege és tartalma, hanem a partnerrel való együttműködés is. A gyümölcsöző kapcsolat fenntartása nem kevésbé fontos feladat a beszélgetésben, mint az információcsere.

A szakértők azt javasolják, hogy a beszélgetést úgy irányítsák, hogy ne zavarja a vezetőkkel való kapcsolatokat. Ehhez:

• hogy ne jöjjön el a következtetésekre a partnerek motivációiról és szándékairól, saját feltevéseik alapján;
• figyelj az ellenfeledre, és mutasd meg, hogy megértik;
• hogy a múltra vitatkozás helyett hangot adjanak érdeklődésüknek és céljaiknak, és a gondolatokat világosan és világosan kell kifejezni;
• megvitassák az ígéretes cselekvéseket.

A partner iránti érdeklődés hangsúlyozása szintén fontos szabály, amely komolyan megkönnyíti mindkét partner feladatát. A mondatok: „érthető”, „érdekes”, „kellemes tudni”, természetesen beillesztve a beszélgetésbe, nyugodt légkört teremtenek, és hozzájárulnak a megállapodás és a kölcsönös megértés kifejeződéséhez. Ugyanezt a feladatot lehet megoldani, ha a társalgóhoz fordul, nevével és védőszentjére hívja, és nem mutat szorongást és ingerlékenységet.

A további vagy kiegészítő információk tisztázására irányuló vágy szintén hozzájárul az érdeklődés fenntartásához.

Minden beszélgetés a kapcsolattartó pontok keresése. Annak érdekében, hogy a párbeszéd sikeres legyen, nem ajánlott ellentmondásokkal indítani. Általában olyan témákkal kezdődnek, amelyek véleménye ugyanaz, például az időjárásról. Ez úgy történik, hogy a kezdetektől fogva negatív válasz nem lesz hallható, és nem kell erőfeszítéseket tennie arra, hogy meggyőzze a beszélgetőt. A szakértők mindig több előkészített kifejezést javasolnak, amelyekre a válaszok csak pozitívak.

Az üzleti beszélgetésre való felkészülés egy fontos szakaszban kezdődik - a tervezés, amely a találkozó problémáinak és feladatainak megfogalmazásában, valamint tárgyalási terv és létrehozási módszerek kidolgozásában áll. Szakemberek azt tanácsolják:

• fontolja meg és mérje meg a tervezett beszélgetés tervezett folyamatát, készítse el a programját;
• összegyűjti az összes szükséges információt egy lehetséges partnerről;
• hogy meggyőződjenek a meggyőződéseik és szándékaik igazolásához szükséges érveik hatékonyságáról;
• ellenőrizze meghatározásaik és gondolataik következetességét;
• fontolja meg a beszélgetőpartner vagy az ellenfél reakciójának lehetőségeit a javasolt érvekre.

A jövőbeli beszélgetés időpontjának és helyének kijelölése a résztvevők pozíciójától és telepítésétől függ. Megtartható saját, idegen vagy semleges területen.Az operatív képzés után szükséges az összegyűjtött és elkészített anyagok nyomon követése és szerkesztése, és a végső interjúterv elkészítése.

Az üzleti beszélgetés építése 5 szakaszból áll:

• a beszélgetés kezdete;
• az információszolgáltatás;
• érvelés;
• az ellenfél érveinek megdöntése;
• javaslatok jóváhagyása.

Mindegyik lépés a szakmai ismereteken, az egyértelműségen, a következetességen alapul, amelyhez hozzáadjuk a beszélgetés személyes tulajdonságait, amelyek a beszélgetés során nagy jelentőséggel bírnak. A beszélgetés tervének elkészítése az eredmény különböző lehetséges változatain alapul. Néha meg kell fogalmaznia néhány érvet.

Az első szakaszban - a párbeszéd kezdetén - fontos, hogy kapcsolatba lépjünk egy partnerrel, hogy vonzó környezetet szervezzünk, érdeklődjünk a partnerrel és megragadjuk a kezdeményezést. Célszerű olyan speciális technikákat használni, amelyek megkezdik a párbeszédet. Ezek a következők:

• a feszültség enyhítésére szolgáló módszer, amely segít szoros kapcsolatok kialakításában az ellenfelével;
• egy módja annak, hogy összekapcsolja a beszélgetőt, lehetővé téve, hogy gyorsan beléphessen a problémába;
• a fantázia ösztönzésének módja, amely számos kérdés megjelenését jelenti;
• a probléma közvetlen elérésének módszerei.

A beszélgetés helyes kezdete ismerősnek, céljainak és céljainak pontos megfogalmazásának, a téma megnevezésének, a kérdések megfontolására vonatkozó szabályok közlésének.

Az információszolgáltatás szakaszában meg kell találni a partner kéréseit és véleményét, motivációit, érveit és kívánságait, közölni kell a tervezett információkat, elemezni kell a partner helyzetét.

Az ellenfél ítéleteinek megtagadásának fázisában észrevételeit semlegesíteni kell. Ehhez meg kell győződni az érveinkről, kétségtelenül, nem engedve a véleményed visszautasításának lehetőségét. A negáció logikája a kétes információk elemzése, az igazi ok megtalálása, a koncepció és a módszertan kiválasztása. Ez számos technikát és trükköt alkalmaz.

A döntéshozatali szakaszban az elfogadott és jóváhagyott beszélgető fél érvelésének összegzése, a negatív árnyalatok és következtetések megszűnik, az elért eredmény rögzítve és megerősítve, a további együttműködés témái javasoltak. Ebben a szakaszban nem lehet bizonytalanság, hogy a partner ne is kétségbe vonja a döntést.

Az üzleti beszélgetések független típusait a következő besorolás jellemzi:

• amikor munkát kér;
• elbocsátáskor;
• a problémáról;
• fegyelmi jellegű.

Az első típusnak van egyfajta tényfeltárása, amelynek fő feladata a pályázó üzleti helyzetének megállapítása és értékelése. A menedzsernek csak néhány alapvető kérdést kell feltennie a kérelmezőtől: az oktatás szintje, a munkatapasztalat, a rendelkezésre álló készségek és képességek, a munkakeresés okai, a fizetési igények szintje. Néha tisztázni kell a személyes tulajdonságokat is.

A munkavállaló távozásával kapcsolatos interjú kétféle lehet: önkéntes település vagy kényszerítés. Az első esetben az adminisztrátornak meg kell állapítania az elbocsátás okait - ennek oka a szervezet irányításának javítása. Általában ilyen esetekben hasznos információkat tanulhatunk meg, amelyek lehetővé teszik néhány probléma megoldását.

A harmadik típus egy beszélgetés egy munkavállalóval, aki kénytelen elhagyni. Rendszerint nagyon nehéz a fejnek. Egy ilyen beszélgetés folyamán a finomságot be kell tartani, ugyanakkor igaznak és méltányosnak kell lennie, hogy állítsa be az állításokat. Vannak speciális szabályok és tippek a beszélgetés végrehajtásához.

Az érvelés építése retorikai és spekulatív módszereken alapulhat. A retorikához tartoznak:

• alapvető partner, amely közvetlenül a partner felé fordul;
• ellentmondás az érvelésbeli nézeteltérések alapján;
• a következtetések elkülönítésére szolgáló módszertan, amely a közbenső következtetések révén a kívánt eredményekhez vezet;
• összehasonlító;
• a szétbontás módja az egyes részek elosztása alapján;
• bumerang módszer;

• bojkottok;
• a hangsúly hangsúlyozása és érdekeik kiemelése;
• a probléma jellegének fokozatos változásán alapuló levonási módszer;
• kérdőíves módszer, amelyet előre feltett kérdésekben adtak meg;
• kifejezett támogatás módszere.

A spekulatív módszerek figyelembe vehetők:

• túlzás-technika;
• anekdotikus;
• a hatóság használatának technológiája;
• kétségek technikája a beszélgetőpartner személyében;
• izolációs módszer, amely az egyes kifejezések módosított formában történő bemutatását jelenti;
• egy irányváltás egy másik, a vitához nem kapcsolódó ügyre való átállás alapján;
• az elnyomást, amely a kisebb problémák túlzásából áll;
• a téveszmék technikája, amelyben zavaró információt jelentenek;
• Késleltetés - a beszélgetés késleltetése;
• fellebbezésre alapozott fellebbezés alapján;
• torzító technika;
• kérdés-csapdákat.

A szakértők azt javasolják, hogy üzleti beszélgetéseket folytassanak a következő módon: javaslatok készítése vagy valamilyen kérdés-válasz formában történő értékelése, amely lehetővé teszi, hogy kezdeményező álláspontot tartsanak, nem engedve kategorikus hangot, ösztönözzék a beszélgetőpartnert, hogy aktív legyen, és ezzel egyidejűleg megkapja a szükséges információkat. Például célszerű és racionális kifejezéseket használni:

• - Mi a véleményed erről? „
• - Mit gondolsz?
• „Megértettem helyesen a szempontot? „
• - Nem kellene megvizsgálnunk egy másik lehetőséget veled? „
• - Gondolod, hogy a helyzet nem támogatja az ítéletedet? ”.

Az üzleti beszélgetés hozzájárul ahhoz, hogy az emberek megváltoztassák a helyzetet, vagy minőségi párbeszédet alakítsanak ki a párbeszédben résztvevők között. Az ilyen beszélgetések fontos szerepet töltenek be az üzleti és politikai kapcsolatokban, ami a szervezetek által a problémák megoldására felhatalmazott partnerek közötti kapcsolatok kialakítását jelenti. Röviden beszélni kell.

Az üzleti szabályokról bővebben lásd a következő videót.